Gehackte Kanban en lijsten: mijn beste bondgenoten voor het organiseren van mijn werk (en leven)

Organisatie is niet mijn beste kwaliteit. Met dit in gedachten gebruik ik graag tools om me te helpen de zaken bij te houden.

In mijn persoonlijke leven gebruik ik Wunderlist ... VEEL. Ik heb lijsten voor alles. Ja alles. Op dit moment heb ik bijvoorbeeld lijsten voor:

  • Taken die ik tijdens de week moet uitvoeren,
  • Taken die ik tijdens het weekeinde moet voltooien,
  • Taken die ik moet uitvoeren voor mijn scriptie,
  • Korte termijn doelen te bereiken.

Ik heb de twee belangrijkste voordelen van deze strategie geïdentificeerd.
Ten eerste, ik vergeet gewoon niet de taken uit te voeren. Ten tweede vind ik het zeer motiverend. Elke keer als ik een item uit de lijst vink, kan ik de ontevredenheid niet ontkennen als ik er klaar mee ben.

Ik houd ook lijsten bij op Evernote: boeken om te lezen, films om te bekijken, restaurants om te proberen / die ik heb geprobeerd en leuk vond ... en zo gaat het maar door. Dus ik denk dat het veilig is om te zeggen dat ik een lijstpersoon ben.

Vanzelfsprekend strekt de lijst-manie van mijn persoonlijke leven zich ook uit tot mijn professionele activiteit ... Om mijn werk te organiseren bij Societe Generale Global Banking & Investor Solutions - dat financiële diensten biedt aan bedrijven en financiële instellingen, van startups tot centrale banken - gebruik ik WeKan (het is net Trello maar open source).

De Kanban-methode theorie…

WeKan is een tool gebaseerd op de Kanban-methode.
 Voor degenen die er nog nooit van hebben gehoord, stelt de Kanban-methode de gebruiker in staat om werktaken weer te geven en te beheren via een workflow (van "te doen" tot "gedaan").

De tool beschikt over een dashboard met secties zoals "Taken / In uitvoering / Gereed" (deze kunnen worden gewijzigd, we kijken naar degene die ik hieronder gebruik) en kaarten voor elk werkitem dat u van een sectie naar kunt verplaatsen een andere.

Deze methode helpt:

  • Prioriteer taken
  • Beperk het lopende werk om te voorkomen dat u tijd verspilt wanneer u van de ene taak op de andere overschakelt
  • Identificeer mogelijke knelpunten

…in praktijk

Laten we nu eens kijken hoe het in de praktijk werkt en hoe we de methode binnen ons UX-team hebben gehackt.
Er zijn 17 UX-ontwerpers in het team, die elk aan verschillende projecten tegelijkertijd werken. Gewoonlijk worden Kanban-boards gebruikt door teams (UX, PO, IT ...) om samen te werken aan een project, maar we gebruiken ze ook om ons persoonlijke werk te organiseren.

Laten we een dummy (maar realistisch) voorbeeld van mijn persoonlijk bord bekijken:

secties

Zoals je kunt zien zijn er 5 secties:

  • In afwachting: niet-urgente zaken die op een bepaald moment toch moeten worden geregeld.
  • Om te doen: taken die moeten worden voltooid, idealiter binnen de week.
  • In uitvoering: taken waaraan ik momenteel werk. Ik probeer zo min mogelijk items in deze sectie te hebben, om me te concentreren op een of twee taken tegelijk, wat op zijn beurt de productiviteit verhoogt.
  • Klaar: taken die ik tijdens de week heb voltooid.
  • Gearchiveerd: oudere voltooide taken.

Kaarten

Eén kaart = één taak.
Maar soms kun je de details bekijken. Als ik bijvoorbeeld bewerkingen heb om prototypes te maken, detailleer ik ze in ... ja, je hebt het: lijsten.
Nogmaals, als ik een lijst op een kaart maak, kan ik bijhouden wat er moet worden bewerkt EN kan ik elk item uitschakelen als ik klaar ben - mijn favoriete activiteit.

labels

1 label = 1 project.
Zoals ik al zei, we werken aan meerdere projecten tegelijkertijd, dus dit biedt een eenvoudige manier om taken per project te volgen. Je kunt je bord filteren op labels, wat betekent dat je alle taken van een specifiek project met één klik kunt weergeven als je er zin in hebt.

Vervaldata

Om u te helpen uw taken te prioriteren, kunt u een einddatum op een kaart instellen. Ik moet zeggen dat ik dit niet vaak gebruik. Maar als je van mijn collega Camille houdt, kun je deze functie ook gebruiken om de datum bij te houden waarop je een taak hebt voltooid, wat vrij slim is, als je het mij vraagt.

Tot actie binnen ons team

Taken toewijzen aan collega's

WeKan werkt goed als het gaat om samenwerken binnen een team.
U kunt taken toewijzen aan andere leden en deze taken "bekijken" om te zien wanneer ze zijn voltooid.

Als ik bijvoorbeeld Marine (UX-ontwerper en administratieve superheld aan de zijkant) moet vragen om me toegang te geven tot een specifieke toepassing:

  1. Ik ga naar het bestuur van Marine
  2. Ik maak een taak die ik in haar "to do" -sectie zet
  3. Ik selecteer "bekijk" de taak (vergeet niet het bord te "volgen", als het gedempt is, werkt het niet)
  4. Ik ontvang een e-mail als het klaar is.

Simpel als dat.

De baas op de hoogte stellen van uw beschikbaarheid

Morgane, onze baas, controleert regelmatig het bestuur van iedereen om te zien hoe het met ons gaat.

Dit geeft haar enig inzicht in wie mogelijk een nieuw project kan aannemen, als iemand ergens hulp bij nodig heeft, en de voortgang van elke opdracht. Kortom, de tool biedt een globaal overzicht van wat het team en elk teamlid aan het doen zijn.

Merk op dat alles wat hier wordt gepresenteerd is gebaseerd op onze "hack" van de Kanban-methode om ons persoonlijke werk aan verschillende projecten te organiseren. Om op grote schaal samen te werken aan projecten, gebruiken we andere tools zoals Github, JIRA of zelfs WeKan op de "traditionele" manier.

Bedankt voor het lezen! Wat denk jij ? Ik hoor graag je feedback over WeKan of andere tools die je gebruikt om je werk te organiseren en samen te werken!