Hoe te werken met freelance klanten: de beste contracten zijn contracten die u nooit hoeft af te dwingen

Voelt u zich zo door contracten bezig? Foto door FuYong Hua op Unsplash

Er wordt mij vaak gevraagd hoe ik met freelance-contracten omga met mijn ontwerpklanten. Hoe ik betalingscondities, tijdschema's, afleverbare gegevens schetst, en wat gebeurt er allemaal zijwaarts?

Ik besteed er niet veel tijd aan om erover na te denken, omdat ik me de laatste keer dat ik een slechte klant had niet kan herinneren, en ik herinner me niet dat ik ooit een contract in mijn leven moest afdwingen. Dat maakt me waarschijnlijk gelukkig, maar ik denk dat het ook komt omdat ik slim werk, altijd aan de verwachtingen voldoe of de verwachtingen overtref en cliënten zorgvuldig kies.

Maar ondanks dit gebruik ik contracten. De meeste van mijn nieuwe freelance klanten hebben de afgelopen 17 jaar een soort formele overeenkomst getekend voordat we samen aan ons project begonnen. Zolang ik me kan herinneren, heb ik een licht aangepaste, generieke, digitale ontwerpcontractsjabloon gebruikt die ik ongeveer 10 jaar geleden heb gedownload, en heb ik nauwelijks nagedacht over wat er staat.

Maar de laatste tijd heb ik de waarde van dit soort contracten in twijfel getrokken en ben ik overgestapt op het gebruik van een veel eenvoudiger, minder formele overeenkomst in gewone taal met mijn klanten.

Ze zijn er dol op, net als ik.

Het heeft me doen beseffen hoe archaïsch mijn oude contract was. De kans is groot dat uw contract veel van dezelfde fouten vertoont.

Wat een contract niet zou moeten zijn

Als ik aan een contract denk, denk ik aan een paar dingen. Het is meestal dicht en moeilijk te lezen, vol met juridisch jargon dat voor een gewone ondernemer weinig zin heeft. Het heeft formele definities van wie de aanbieder en de klant is. Het bevat meestal een lijst met if / then-verklaringen die definiëren wat er gebeurt als een van de partijen zijn verplichtingen niet nakomt.

Als de klant bijvoorbeeld niet binnen 30 dagen betaalt, kan de provider 5% rente in rekening brengen. Als de provider niet op die en die datum levert, kan de klant betaling achterhouden, enz. En er wordt besproken hoe en wanneer een contract door een van beide partijen kan worden geannuleerd.

Het voelt alsof het grootste deel van het contract schetst wat er mis kan gaan, in plaats van wat we goed willen doen.

Ik beschouw mijn klanten als partners, met een gedeelde interesse in het bereiken van hun zakelijke doelen met de toepassing van goed ontwerp. Een contract dat op die confronterende toon begint, voelt niet als de manier waarop ik een relatie met een nieuwe klant-partner wil beginnen.

Dus ik heb alle straffen laten vallen. Geen enkele vermelding van wat er gebeurt als ik niet lever, omdat ik nooit faal om te leveren. Geen woord over wat er gebeurt als ze weigeren op tijd te betalen, want die gedachte komt niet in de gedachten van het type klanten waarmee ik werk.

Voor een deel komt dat omdat ik alleen met goede klanten werk. Ik heb dat voorrecht opgebouwd na 17 jaar van het opbouwen van een sterke reputatie en een hoge vraag. We vertrouwen en waarderen elkaar, dus het is in ons eigen belang om de relatie niet te verpesten.

Je leert de rode vlaggen te herkennen en te voorkomen dat je met klanten werkt die later problemen kunnen hebben. En als je erover nadenkt, zijn die problematische klanten de enige met wie je contracten nodig hebt. Als u alleen met goede klanten werkt, heeft u dan überhaupt een contract nodig?

Hoe ik mijn overeenkomsten structureer

Ten eerste noem ik ze geen contracten. Het zijn "overeenkomsten". Contracten zijn te benauwd en confronterend. Overeenkomsten zijn vriendelijk en open.

Ik presenteer mijn overeenkomsten als gewone Google-documenten. Ik wil dat mijn klant het gevoel heeft dat het een vloeiend samenwerkingsdocument is dat ze kunnen helpen vorm te geven via hun feedback. Niet iets te gepolijst en officieel dat ze hun advocaat moeten betalen om te beoordelen.

Ik leid niet met dichte definities of algemene juridische voorwaarden. Ik kom meteen op de belangrijke punten: wat ik voor hen ga doen, wanneer ik het doe en wat het zal kosten.

En nog belangrijker, mijn overeenkomsten zijn in gewone taal. Net als de stem waarin ik nu tegen je spreek. Beleefd, professioneel en oprecht.

Hier is een overzicht van wat ik gewoonlijk opneem in mijn freelance ontwerpovereenkomsten:

  1. Van wie het is en voor wie het is.
    Voorbeeld: voorbereid door Benek Lisefski voor Bob Widgetburger - 1 oktober 2018
  2. Contractduur - hoe lang zal het project naar verwachting duren? Dit kan een vaste, vooraf bepaalde lengte zijn met een specifieke deadline - of voor langere projecten kan ik een geschat bereik geven.
    Voorbeeld: 1 okt - 16 nov (7 weken).
  3. Verantwoordelijkheden - wat voor soort taken wordt van mij verwacht tijdens deze opdracht?
    Voorbeeld: web UX-draadframes, UI-ontwerp en front-end codering.
  4. Deliverables - wat wordt het eindproduct? Wat voor soort werk en bestanden zal ik doorgeven als de taak is voltooid?
    Voorbeeld: ontwerpen voor feedback gepresenteerd als PNG-voorvertoningen in InVision. Definitieve ontwerpen geleverd als bronschetsbestanden. Er wordt ook een interactieve styleguide en responsieve ontwerpgids verstrekt.
  5. Werklast - Hoeveel tijd besteed ik aan dit project? Ik definieer dit meestal als uur per week. Lees meer over hoe ik mijn planning en werklast in evenwicht breng om de freelance achtbaan te voorkomen.
    Voorbeeld: ik kan minimaal 10 uur per week en maximaal 15 uur per week garanderen.
  6. Retainer (optioneel) - Als ik aan een retainer werk, geeft dit aan hoeveel uren per week zijn inbegrepen in het weektarief.
    Voorbeeld: u hebt 10-12 uur per week voor mijn basistarief per week. Alle uren boven de 12 per week worden in rekening gebracht als overschot.
  7. Kosten - als ik aan een wekelijkse provisie werk, is dit een weektarief, plus een indicatie van het uurtarief voor overschrijding boven de limiet van de retentie. Als ik per uur oplaad, is dit een eenvoudig uurtarief met een geschat totaaltarief. Zie Doet op waarden gebaseerde prijzen de hype waar voor meer informatie over hoe ik prijs.
    Voorbeeld: projecttarief $ 1500 per week + GST. ($ 10.500 + GST ​​voor de duur van het project van 7 weken.) Meer dan 12 uur per week wordt gefactureerd aan $ 130 per uur + GST. Je krijgt wekelijks updates over de bewaartijd, dus er zijn geen vervelende verrassingen.
  8. Feedbackverwachtingen - Ik laat mijn klanten weten dat de snelheid van hun feedback een enorm effect heeft op de efficiëntie en het momentum van het project.
    Voorbeeld: Om het projectmomentum en de wekelijkse streefuren te behouden, moeten we samenwerken om de werklast zo evenwichtig en consistent mogelijk te maken, en de feedback / revisiecyclus verloopt zonder vertragingen. Dit vereist ontwerpfeedback binnen 24 uur of minder, tenzij vooraf een andere regeling is overeengekomen.
  9. Stortings- en factureringsvoorwaarden - ik heb altijd een aanbetaling nodig voor nieuwe klanten waarmee ik nog niet eerder heb gewerkt. Niets bewijst dat een klant zo serieus is als een snelle aanbetaling. Ik factureer maandelijks en vereist een snelle betaling.
    Voorbeeld: een projectstorting gelijk aan het tarief van 1 week ($ 1.500) is verschuldigd vóór aanvang van het project. Ik zal maandelijks factureren voor de duur van het project met elke betaling die op de 20e van de volgende maand moet worden betaald.
  10. Kosten - Ik laat mijn klant weten welke extra kosten er kunnen ontstaan. Dit zijn extra kosten die aan hem kunnen worden doorberekend.
    Voorbeeld: eventuele creatieve kosten, zoals lettertypelicenties of stockafbeeldingen, zijn voor rekening van de klant en moeten vóór aankoop worden besproken en overeengekomen.
  11. Vergadertijd - Ik maak duidelijk dat alle vergaderingen (buiten onze gratis initiële meet & greet, die waarschijnlijk al is gebeurd) net als de rest van mijn tijd worden gefactureerd. Lange telefoon- / video-oproepen tellen ook.
    Voorbeeld: alle tijd besteed aan vergaderingen of andere uitgebreide communicatie telt mee voor onze wekelijks behouden uren. Voor vergaderingen buiten Auckland betaalt de klant alle benodigde transport- en verblijfkosten.
  12. Krediet & delen - Ik weet altijd waar, wanneer en hoe ik het creatieve werk dat we tijdens dit project produceren, kan delen.
    Voorbeeld: ik behoud het recht om alle ontwerpwerk dat ik produceer te delen voor mijn eigen promotionele doeleinden, inclusief maar niet beperkt tot publicatie op mijn eigen portfoliowebsite, Dribbble en Behance. Ik zal ontwerpwerk niet delen totdat het live en publiekelijk zichtbaar is, tenzij ik je voorafgaande toestemming heb om dit te doen.

Dat is het! Geen jargon, pluis of voorwaarden. Geen genummerde clausules en geen formele handtekeningpagina. Mijn klant antwoordt meestal snel met een "ja dat klinkt allemaal goed" en we zijn klaar om te beginnen.

Maar, maar wat als er iets misgaat?

Misschien heb je een stiekeme klant die geen van de gebruikelijke rode vlaggen laat zien, en ze verrassen je om later een pijn in de kont te worden. Misschien zijn ze niet tevreden met je werk en weigeren ze te betalen. Nu zit je vast niet wetende dat je een verhaal kunt doen omdat je geen contractvoorwaarden had die bepalen wat je in deze situatie moet doen.

Dat kan gebeuren.

Maar dat zal het niet.

Omdat je toch niet minder dan bevredigend werk gaat leveren? Als dat een mogelijkheid is, moet u eerst uw kwaliteitscontroleproces regelen voordat u zich zorgen maakt over de formulering van uw contract.

En zelfs als ze weigerden te betalen of anderszins besloten om ongepast te handelen, geven uw lokale consumentenwetten u meestal de mogelijkheid om die betalingen te recupereren op basis van de informele overeenkomst die u had, zelfs als het niet expliciet niet-betalingsvoorwaarden definieerde. (Neem contact op met een plaatselijke advocaat om de omvang hiervan te bevestigen, aangezien deze varieert tussen landen en staten).

Als het gebruik van deze meer informele overeenkomst een risico is, wil ik deze graag nemen. (Mensen zoals Kevin raden aan om helemaal geen contract te gebruiken!)

Elk deel van uw klantinteractie voegt hun algemene ervaring toe of doet afbreuk aan deze. Als het starten van onze relatie met een overeenkomst die veel minder 'contractueel' is, hun ervaring verbetert, dan helpt het eigenlijk om van die klant een gemakkelijke en vertrouwde partner te maken.

Wanneer u dat partnerschap opbouwt, raakt een contract verouderd.

Alsjeblieft klap als je dit waardevol vond, en volg me voor meer schrijven zoals dit, terwijl ik 17 jaar freelance zakelijke kennis ontplooi

Abonneer je om mijn beste artikelen in je inbox te krijgen.

Dit verhaal is ook te vinden op solowork.co

Mijn andere schrijven over dit onderwerp: