Ivy Lee's Secret: de beste to-do-lijstmethode die je nog nooit wist

Deze 100-jarige productiviteitshack is tegenwoordig relevanter dan ooit

De takenlijst van Ivy Lee is vandaag net zo relevant

We gaan vandaag analoog. Steek je telefoon terug in je zak. Sluit uw Evernote-bestanden en uw favoriete apps. Vandaag gaan we je takenlijst voor eens en voor altijd likken.

En het begint allemaal met een 100-jarige tip van een managementconsultant.

Takenlijsten zijn een eigen religie geworden. Er zijn mensen met gekleurde pennen en kogeljournalen. Er is GTD en One Thing. We hebben honderd verschillende systemen voor het organiseren, plannen en proppen van honderd pond werk in een zak van twee pond.

Het werk wordt groter terwijl de tas hetzelfde blijft.

We hebben allemaal 24 uur. Het maakt niet uit wie je bent of waar je vandaan komt. Tenzij je midden op de dag sterft, hebben jij, ik, Warren Buffet en de jongen met de limonadetribune allemaal dezelfde zak tijd.

Een minuut lang was multi-tasking een modewoord totdat we beseften dat onze bewuste hersenen maar één taak tegelijk kunnen verwerken. Blijkt dat multi-tasking ons minder productief maakt (lees mijn verhaal hieronder als je je onderbewustzijn een boost wilt geven).

Nu, dankzij Gary Vaynerchuk als zijn leidende cheerleader, zijn we in het tijdperk van het werk (ook wel drukte genoemd). Als we elkaar gewoon kunnen overtreffen, verpletteren we de andere persoon en komen we bovenaan.

Er is veel te zeggen voor drukte. Terwijl we onze weg naar een beter leven optimaliseren, strategiseren en bekeren, zal de wereld ons achterlaten als we niet hard werken voor ons vak - geen twijfel.

We weten ook dat we 7–8 uur slaap nodig hebben of dat we eerder overlijden aan kanker, diabetes en hartaandoeningen (de Mayo Clinic en anderen hebben ons geholpen die te leren).

Dus, als we niet de hele nacht op kunnen blijven en we niet twee dingen tegelijk kunnen doen, hoe krijgen we dit allemaal voor elkaar?

In wandelingen Ivy Lee…

Charles Schwab was vroeger heel belangrijk. Zoals, een ECHT big deal. In de vroege jaren 1900 was Schwab als president van Bethlehem Steel een van de rijkste mannen ter wereld.

We hadden schepen nodig voor verzending en om dingen op te blazen. We hadden treinen nodig voor verzending en transport. De Amerikaanse infrastructuur bloeide en Bethlehem was er om het achterliggende staal te leveren.

Zoals de legende zegt, zocht Schwab een manier om, net als de meeste bedrijfsleiders, om meer productiviteit uit zijn bedrijf te halen. Hij wist dat we allemaal dezelfde 24-uurs tas krijgen, dus moest hij een manier vinden om die tas zo efficiënt mogelijk te maken.

Zelfs in de vroege jaren 1900 hadden we productiviteitsadviseurs. Schwab deed een beroep op een gerenommeerde consultant genaamd Ivy Lee, die ook een succesvol ondernemer was.

Schwab zei (geparafaseerd) "Maak ons ​​productiever."

Lee zei (geparafraseerd): "zeker."

Ivy Lee vroeg een paar minuten met elke leidinggevende en beloofde dat hij dingen kon omdraaien. Charles Schwab stemde in met de voorwaarden. Toen hij Lee om zijn vergoeding vroeg. Lee weigerde de betaling, vertelde Schwab het systeem drie maanden te geven en, als Schwab het nuttig vond, te betalen wat hij op dat moment de moeite waard vond.

Nogmaals, zoals de legende zegt, deze methode verhoogde de productiviteit zo goed, Schwab stuurde een ongevraagde cheque naar Ivy Lee voor $ 25.000. In dollars van vandaag, dat is $ 449.861,31 in 2018 (volgens de inflatiecalculator op saving.org). Niet te armoedig voor een middag praten en een trucje met een half vel papier.

U kunt dit ook doen. De Ivy-methode duurt slechts een minuut om te leren, vijf minuten om te implementeren en u hoeft geen seconde door te brengen in een staalfabriek (tenzij u dat wilt).

De Ivy Lee-methode

Deze to-do lijststrategie kost je $ 449.861,31. Het kost je niet meer dan een gratis kwart vel papier (of ongevoerde 3 x 5-kaart) en je favoriete pen.

Het proces begint de nacht vóór uw werkdag.

  1. Schrijf de avond ervoor de zes belangrijkste taken voor de volgende dag uit. Schrijf niet meer dan zes. Minder dan zes is prima. Veel mensen bevelen drie aan.
  2. Nummer die taken in volgorde van belangrijkheid. Nummer één moet worden gedaan voordat je naar bed gaat, wat er ook gebeurt. Nummer twee, minder dus enz. Breng deze lijst over naar een kaart van 3 x 5, of (wat ik gebruik) een gevouwen, kwart vel papier. Dit past gemakkelijk in een portemonnee, broek of borstzak. Zie foto.
  1. Begin uw werkdag met item nummer één. Werk tot je item één hebt voltooid. Ga niet naar item twee totdat item één is voltooid.
  2. Doorstreep elk item fysiek wanneer u het afmaakt. Dit is belangrijk. De fysieke doorstreping activeert de beloningscentra van je hersenen. Dit is een eenvoudige manier om het volgende item te voltooien. Zie foto.
  1. Zet aan het einde van de dag onvoltooide taken over naar de takenlijst van de volgende dag. Het proces begint opnieuw vanaf nul. Evalueer de taken in volgorde van prioriteit.
  2. Oefen dit proces een week lang. Op sommige dagen slaag je in de hele lijst. Anderen, u zult niet meer doen dan item één.
  3. Aan het einde van de week, als je niet in staat bent om alle zes taken uit te voeren, verminder je je lijst tot vijf en vervolgens vier, totdat je een lijst met taken bedenkt die je bijna dagelijks kunt voltooien. Tim Ferriss staat bekend om het maken van takenlijsten met drie items. Probeer die vent te vertellen dat hij niet productief is.

De analoge component is belangrijk

Wanneer we onze takenlijst in digitaal formaat gebruiken, is er minder mentaal eigendom. Dit is vergelijkbaar met waarom casino's ons laten gokken met pokerfiches, pasjes en tokens.

Wanneer u het analoge, fysieke proces uit uw takenlijst verwijdert, is er minder verantwoordelijkheid. We negeren de zoemende herinneringen en het constante spervuur ​​van kalenderpings. Als je een papieren lijst hebt, is het duidelijk welke taak de volgende is.

De Ivy Lee-methode is bedrieglijk eenvoudig.

U bepaalt wat u wilt bereiken en doet niets anders totdat elk item op volgorde is voltooid. Laat u niet misleiden door de eenvoud. Deze tool is $ 450.000 waard.

Deze takenlijst met zes items vervangt niet uw agenda of alle planningshulpmiddelen in uw telefoon. Elke taak is een herinnering, niets meer dan een paar woorden in een vak.

Hou het simpel.

De Ivy Lee-methode werkt omdat deze u dwingt om elke taak te evalueren. Doe je deze taak omdat het leuk is, of omdat het je werk vooruit brengt?

(Grijp mijn gratis e-mail Masterclass. Ontvang uw eerste 1.000 abonnees.)

August Birch (AKA the Book Mechanic) is zowel een fictie- als een non-fictie-auteur uit Michigan, VS. August, een zelfbenoemde beschermer van schrijvers en makers, leert indie-auteurs boeken te schrijven die verkopen en hoe meer van die boeken te verkopen zodra ze zijn geschreven. Als hij niet schrijft of overweegt te schrijven, draagt ​​August een zakmes en scheert hij zijn hoofd met een veiligheidsscheermes.