Beheer: 7 praktische tips voor het begeleiden van de baas

Credit: Pixabay Creative Commons-licentie

Managers slagen er niet alleen in. Ze slagen er ook in, en leren hoe het goed te doen is een cruciale carrière.

Down-down is wat managers doen met medewerkers die directe rapporten zijn. Managen is wat managers hun eigen bazen aandoen.

Effectieve midden- en senior managers willen idealiter ervoor zorgen dat hun bazen goede beslissingen nemen op basis van nauwkeurige, tijdige en hoogwaardige informatie. Ze moeten solide relaties willen op basis van wederzijds begrip, compatibele opvattingen en respectvolle meningsverschillen.

“Je moet weten hoe je kunt anticiperen op de behoeften van je baas - een les die we allemaal kunnen leren van de beste uitvoerende assistenten. Je moet begrijpen wat je baas drijft (en wat haar afvinkt) als je je ideeën wilt laten inkopen. Problemen zullen onvermijdelijk naar boven komen, maar als je de juiste manier kent om een ​​probleem bij je baas te brengen, kun je helpen door moeilijke situaties te navigeren, ”zegt Dana Rousmaniere in Harvard Business Review.

Werknemers gaan er vaak van uit dat hun gedrag en prestaties tijdens het werk van een supervisor vereist zijn om alle begeleiding te bieden. In deze enge visie komt leiderschap altijd van de baas.

Maar dat is niet noodzakelijk het geval. Soms kan de medewerker de leidinggevende begeleiden. De moeite om de baas te begeleiden is een leerzame manier om te leren beheren en ook een investering in werkzekerheid en toekomstig succes.

7 Best Practices voor het beheren van

Sommige best practices zijn nuttig om te leren hoe u effectief kunt omgaan. Ze bevatten:

  1. De juiste balans vinden tussen te vaak en niet genoeg communiceren.
  2. Communiceren op de meest beknopte manier die mogelijk is.
  3. Belangrijk maar niet minder goed nieuws delen.
  4. Eerlijk maar zorgvuldig slecht nieuws delen.
  5. Selectief zijn wanneer je een gevecht moet voeren.
  6. Vermijden van klachten en kritiek op andere werknemers.
  7. Daten en documenteren van alle belangrijke informatie.

1 - Vind de juiste balans tussen te vaak en niet genoeg

Een micro-expressie is een gezichtsuitdrukking die slechts een fractie van een seconde duurt. Ik had een baas wiens micro-uitdrukkingen me vertelden dat ik te vaak op bezoek was. Ik sneed terug en werd later berispt omdat ik niet genoeg communiceerde. Ik heb uiteindelijk de juiste balans gevonden.

Een andere baas had altijd een negatieve micro-uitdrukking elke keer als ik zijn kantoor binnenliep. Maar ik hoorde dat hij altijd alleen wilde blijven omdat hij te veel grote problemen had. Het leerde me belangrijke informatie met hem te delen via e-mail en memo in plaats van tijdens kantoorbezoeken.

Credit: Pixabay Creative Commons-licentie

2 - Communiceer op de meest beknopte manier die mogelijk is

Hoe hoger de manager, hoe meer een medewerker op elk niveau nodig heeft om beknopte en nuttige informatie te communiceren. Senior en leidinggevende managers moeten enorme hoeveelheden feiten verwijderen om zich te concentreren op wat het meest nuttig en belangrijk is. Ze willen niet meer overweldigd worden dan ze al voelen.

Ondergeschikten moeten leren hoe ze hun spraak, e-mails, telefoontjes en memo's zorgvuldig kunnen bewerken. Ze moeten ook de hoeveelheid en frequentie aanpassen op basis van de persoonlijkheid van de baas. Sommige bazen willen meer informatie en anderen willen minder. Maar een baas die meer wil, wil het ook beknopt hebben.

3 - Deel belangrijk maar niet klein goed nieuws

Onzekere werknemers zullen vaak allerlei goed nieuws delen. Een manager op het hoogste niveau die grote uitdagingen heeft met timemanagement, zal niet alles willen horen. Klein goed nieuws is het delen waard aan het einde van een discussie, telefoontje of e-mail over een ander, belangrijker onderwerp. Aarzel nooit om belangrijk goed nieuws te delen zodra het gebeurt.

4 - Deel slecht nieuws eerlijk maar zorgvuldig

Niemand wil slecht nieuws delen met elk managementniveau vanwege de mogelijke gevolgen voor de werknemer die verantwoordelijk was voor wat er mis ging. Maar niet delen is natuurlijk een vreselijk idee.

De manager moet dus nadenken over wat hij tegen de baas moet zeggen, hoe hij het moet zeggen en wat er zal worden gedaan om de situatie te verbeteren of de impact te minimaliseren. Het verbergen of verstoren van belangrijke feiten leidt tot verlies van vertrouwen.

5 - Wees selectief in het kiezen van gevechten

Ondergeschikten die in de verleiding komen om tegen de baas te vechten over een kwestie, moeten een verhouding van 80/20 proberen. Het betekent dat 80 procent van de tijd waarin bazen het mis hebben en het meningsverschil gering is, de ondergeschikte moet proberen de baas een duwtje in de rug te geven, maar niet de andere kant op te schuiven.

De werknemer moet de andere 20 procent van de tijd assertief en respectvol tegen de baas zijn, vooral wanneer de meningsverschillen groot zijn. Ik hoop alleen dat die tijden zeldzaam zijn.

Iets met ernstige juridische of ethische consequenties is een uitzondering. In die gevallen moet de werknemer alle logica, bewijzen en integriteit gebruiken om zo stevig en diplomatiek mogelijk terug te dringen.

"Er zullen natuurlijk momenten zijn waarop je het niet eens bent met je baas, en dat is OK - zolang je hebt geleerd om het op een respectvolle, productieve manier niet mee eens te zijn," zegt Rousmaniere.

6 - Vermijd klachten en kritiek van andere werknemers

Leiders en managers worden betaald om problemen op te lossen, zelfs wanneer die 'leider' een middle manager of zelfs een medewerker van het personeel is. Als een andere manager deel uitmaakt van een conflict, hoeft de baas dit alleen te horen als de ondergeschikte alle mogelijke scenario's heeft doorlopen bij het oplossen ervan.

Omdat het een vorm van slecht nieuws is (zie # 5 hierboven), moet de werknemer of manager nadenken over hoe het te delen met de baas. Blijf in de discussie objectief over het probleem. Focus op het gedrag, probleem of situatie en niet op de persoon.

Meer informatie over leiders en managers: loopbaanadvies voor leidinggevenden.

7 - Datum en documenteer alle belangrijke informatie

Stuur altijd de belangrijkste informatie over een gedateerde memo en druk deze af voor een papieren map of bewaar deze voor een elektronische map. Als het probleem belangrijk genoeg is, breng dan een kopie mee naar een kantoorbezoek en laat het bij de baas.

Hoofdmanagers met informatie-overload kunnen het document of zelfs de discussie over het onderwerp vergeten. Een gedateerde en bewaarde memo is een verzekeringsvorm voor de werknemer die deze verzendt.

Risico's van slecht beheren

Managers kunnen slechte beslissingen nemen vanwege fouten in de informatiestroom. Gebreken zijn onder meer:

Credit: Unsplash
  • Een medewerker die informatie vervormt om gunst aan te trekken.
  • Een werknemer die belangrijke feiten weglaat.
  • Een jonge of onervaren werknemer die valse of niet-onderbouwde geruchten deelt.
  • Een medewerker die gewoon ergens iets over heeft.
  • Medewerkers die de informatie verkeerd begrijpen en het misverstand delen.

Het eindresultaat zijn verstoringen in de informatie die van de medewerker of manager naar de leidinggevende op hoger niveau stroomt. Deze verstoringen beïnvloeden de beslissingen van de manager, waarvan sommige schadelijke gevolgen kunnen hebben voor het bedrijf en de werknemers.

Rationele, ruimdenkende en objectieve werknemers van welke aard dan ook, of het nu medewerkers of managers zijn, kunnen leren hoe ze de informatiestroom naar het senior en executive management kunnen beheersen. Het is een vorm van macht voor iedereen die succesvol wil beheren.

Als werknemers die macht eenmaal begrijpen, kunnen ze deze voor goede of slechte doeleinden gebruiken, afhankelijk van hun karakter of niveau van werkzekerheid.

In mijn 40-jarige management- en adviescarrière heb ik voorbeelden gezien van zelfstandige werknemers die informatie voor hun eigen bestwil vervormen. Ze komen er een tijdje mee weg, maar niet voor altijd. Ze zouden het veel beter hebben gedaan als ze hadden geleerd hoe ze effectief konden omgaan.

"Misschien is de belangrijkste vaardigheid die je moet beheersen, het uitzoeken hoe je een echte bron van hulp kunt zijn - want beheren betekent niet zuigen", zegt Rousmaniere.